Dịch vụ bảo vệ văn phòng dành cho công ty thuê một tầng, một căn hoặc một khu trong tòa nhà, hoặc dùng nhà phố làm trụ sở. Người trực ở cửa văn phòng biết mặt nhân viên, ghi sổ khách, giữ chìa khóa và khóa cửa cuối ngày theo đúng nếp làm việc của công ty.
Long Thiên Bảo báo giá dịch vụ bảo vệ văn phòng theo vị trí trực: 12 giờ/ngày với 1 nhân viên là 10.500.000 đồng/tháng, 24 giờ/ngày với 2 nhân viên luân ca là 22.000.000 đồng/tháng, chưa gồm VAT 8%. Chọn gói nào tùy văn phòng có nằm trong tòa nhà đã có bảo vệ chung hay không.
Bảo vệ văn phòng khác bảo vệ tòa nhà văn phòng ở đâu
Bảo vệ tòa nhà văn phòng do ban quản lý thuê, lo sảnh, thang máy, hầm xe và hành lang chung, như trong bài dịch vụ bảo vệ tòa nhà. Dịch vụ bảo vệ văn phòng thì khác: người trực đứng ở cửa của một công ty và làm theo yêu cầu của công ty đó, từ khách nào được vào đến phòng họp nào phải khóa.
Văn phòng trong nhà phố không có ban quản lý, nên bảo vệ lo luôn cổng, xe máy nhân viên và cửa sau. Văn phòng trong tòa nhà thì nên hỏi ban quản lý trước xem bảo vệ riêng của khách thuê có phải đăng ký tên không, bàn trực đặt ở đâu. Công ty ở Quận 3 xem thêm bài công ty bảo vệ Quận 3.
Dịch vụ bảo vệ văn phòng kiểm soát khách và người giao hàng ra sao
Khách đến được hỏi tên, đơn vị, người cần gặp; bảo vệ gọi nội bộ để người đó xác nhận rồi mới cho vào. Mỗi lượt khách nhận một thẻ khách có số, cuối ngày số thẻ phát ra phải khớp số thẻ thu về. Sổ khách của dịch vụ bảo vệ văn phòng gồm các cột:
- Ngày, giờ vào
- Họ tên khách, đơn vị
- Người được gặp
- Số thẻ khách
- Giờ ra, ghi chú
Không giữ thẻ căn cước của khách
Điều 7 Luật Căn cước 2023 cấm giữ thẻ căn cước trái quy định của pháp luật. Vì vậy nhân viên dịch vụ bảo vệ văn phòng xem giấy tờ, ghi thông tin cần dùng rồi trả lại ngay. Sổ khách có họ tên, số điện thoại của người ngoài, thuộc phạm vi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 1/1/2026), nên được cất trong quầy, không để khách khác xem.
Người giao hàng và giao đồ ăn
Shipper giao hàng tại quầy, không vào khu làm việc tìm người. Hàng có giá trị thì người nhận ra tự ký; hàng thu tiền hộ chỉ được trả khi người đặt đã dặn trước và để sẵn tiền.
Thẻ ra vào, chìa khóa và việc đóng mở cửa
Với thẻ từ hoặc vân tay, bảo vệ xử lý các trường hợp lệch: nhân viên quên thẻ, người mới chưa có thẻ, người đã nghỉ việc vẫn giữ thẻ. Phòng nhân sự báo bảo vệ ngay ngày nhân viên nghỉ để thu thẻ.
Chìa khóa để trong tủ tại quầy, kèm danh sách người được mượn do công ty ký; mỗi lần mượn ghi tên, giờ mượn, giờ trả. Nhân viên dịch vụ bảo vệ văn phòng ghi các việc này vào sổ giao ca trực bảo vệ. Mỗi tối, việc khóa văn phòng theo thứ tự:
- Đi một vòng, ghi tên người còn làm muộn.
- Kiểm tra cửa sổ, cửa ban công, cửa kho.
- Tắt máy lạnh, đèn theo danh sách công ty giao.
- Khóa cửa chính, bật báo động nếu có, ghi giờ khóa.
- Bàn giao chìa khóa cho ca sau hoặc người mở cửa sáng.
Giữ máy tính, hồ sơ và tài sản của công ty
Máy tính xách tay, máy chiếu, ổ cứng và hồ sơ giấy là tài sản cần giữ. Trong dịch vụ bảo vệ văn phòng, thiết bị của công ty chỉ được mang ra khi có phiếu do trưởng bộ phận ký; bảo vệ đối chiếu số tài sản trên phiếu rồi ghi sổ.
Bảo vệ công ty có thể đề nghị người mang thiết bị ra cho xem để đối chiếu phiếu, nhưng không được khám người hay lục túi xách. Theo Điều 127 Luật Xử lý vi phạm hành chính, quyền quyết định khám người theo thủ tục hành chính thuộc những người nêu tại khoản 1 Điều 123 của luật này. Gặp chuyện nghi vấn, bảo vệ báo quản lý và ghi lại sự việc.
Với hồ sơ, bảo vệ chỉ giữ chìa khóa phòng lưu trữ, không đọc hồ sơ. Bảo vệ có được xem camera phòng giám đốc, phòng họp hay không là việc công ty quyết định khi chốt phạm vi dịch vụ bảo vệ văn phòng.
Chia việc giữa bảo vệ và lễ tân
Văn phòng có cả lễ tân và bảo vệ dễ bị chồng việc: hai người cùng tiếp một khách, hoặc không ai ghi sổ vì nghĩ người kia đã ghi. Ngoài giờ lễ tân, việc ở quầy chuyển hết sang bảo vệ.
Công ty không có lễ tân nên ghi rõ trong hợp đồng thuê bảo vệ việc tiếp khách nào thuộc dịch vụ bảo vệ văn phòng; pha nước, nghe tổng đài nằm ngoài nghiệp vụ bảo vệ. Bảng chia việc mẫu sau dán ở quầy, công ty sửa theo cách làm của mình:
| Việc | Lễ tân | Bảo vệ |
|---|---|---|
| Chào khách, hỏi cần gặp ai | Làm chính | Khi lễ tân vắng |
| Ghi sổ, phát thẻ khách | Không | Làm chính |
| Nhận thư, bưu phẩm | Làm chính | Ngoài giờ |
| Đặt phòng họp, pha nước | Làm chính | Không |
| Người lạ gây rối | Báo bảo vệ | Xử lý, báo quản lý |
| Mở, khóa cửa văn phòng | Không | Làm chính |
Lịch trực dịch vụ bảo vệ văn phòng: giờ hành chính, ca đêm, cuối tuần
Văn phòng trong tòa nhà có bảo vệ chung 24 giờ thường chỉ cần dịch vụ bảo vệ văn phòng trong giờ làm, với gói 12 giờ/ngày phủ từ trước giờ mở cửa đến sau giờ tan làm. Ban đêm, bảo vệ tòa nhà lo hành lang chung.
Văn phòng ở nhà phố, có kho hàng mẫu, phòng máy chủ hoặc xe gửi qua đêm thì nên dùng dịch vụ bảo vệ văn phòng trực 24 giờ. Gói này có 2 nhân viên luân ca, nên lúc 2 giờ sáng vẫn có người thức để tuần tra và xem camera.
Cuối tuần, quản lý gửi trước danh sách người vào làm thêm; ai không có tên thì bảo vệ gọi xác nhận rồi mới mở cửa. Lịch trực vài ngày trong tuần được báo giá riêng, cách chuẩn bị lịch có ở bài thuê bảo vệ theo ca.
Chi phí dịch vụ bảo vệ văn phòng công ty
Báo giá dịch vụ bảo vệ văn phòng của Long Thiên Bảo cho 1 vị trí: trực 12 giờ/ngày với 1 nhân viên là 10.500.000 đồng/tháng (khoảng 11.340.000 đồng gồm VAT 8%); trực 24 giờ/ngày với 2 nhân viên luân ca là 22.000.000 đồng/tháng (khoảng 23.760.000 đồng gồm VAT 8%). Quy ra khoảng 29.000 đến 30.500 đồng/giờ/người.
Công ty thuê một tầng trong tòa nhà, chỉ cần người trực giờ hành chính, hợp với gói 12 giờ. Trụ sở nhà phố để xe và hàng mẫu qua đêm hợp với gói 24 giờ. Lịch khác, nhiều vị trí hay văn phòng ở tỉnh khác thì liên hệ báo giá sau khảo sát.
So sánh với tự tuyển bảo vệ nội bộ có ở bài nên thuê dịch vụ bảo vệ hay tự tuyển, giá mục tiêu khác ở trang giá thuê bảo vệ. Khi ký, kiểm tra đơn vị cung cấp là doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự; Nghị định 96/2016/NĐ-CP chỉ cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bảo vệ.
Trụ sở có khuôn viên riêng, có ngày tiếp công dân hoặc cần mẫu lịch trực thì xem bài phương án bảo vệ trụ sở cơ quan.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ bảo vệ văn phòng
Dịch vụ bảo vệ văn phòng có thay được lễ tân không?
Bảo vệ ghi sổ khách, phát thẻ, nhận hàng tại quầy và chỉ đường cho khách. Pha nước, đặt phòng họp, nghe tổng đài là việc của lễ tân. Công ty nhỏ không có lễ tân có thể giao một phần việc tiếp khách cho bảo vệ, miễn là ghi rõ trong hợp đồng.
Văn phòng trong tòa nhà đã có bảo vệ chung có cần thuê thêm không?
Bảo vệ tòa nhà lo sảnh, thang máy, hầm xe và không đứng ở cửa từng công ty. Văn phòng đông khách, nhận nhiều hàng hoặc có tài sản giá trị thì một vị trí dịch vụ bảo vệ văn phòng trực 12 giờ/ngày là đủ cho giờ làm việc. Văn phòng ít khách, đã có thẻ từ thì có thể chưa cần.
Bảo vệ có được kiểm tra túi xách nhân viên khi ra về không?
Không được khám người hay lục túi. Bảo vệ chỉ đối chiếu thiết bị của công ty mang ra với phiếu do trưởng bộ phận ký, thấy bất thường thì báo quản lý. Khám người theo thủ tục hành chính do người có thẩm quyền theo Luật Xử lý vi phạm hành chính quyết định.
Giá dịch vụ bảo vệ văn phòng bao nhiêu một tháng?
Gói 12 giờ/ngày với 1 nhân viên giá 10.500.000 đồng/tháng; gói 24 giờ/ngày với 2 nhân viên luân ca giá 22.000.000 đồng/tháng, chưa gồm VAT 8%. Lịch trực chỉ vài ngày trong tuần, nhiều vị trí hoặc văn phòng ở tỉnh khác được báo giá sau khảo sát.
Bảo vệ có giữ chìa khóa văn phòng qua đêm không?
Tùy gói trực. Trực 24 giờ thì chìa để trong tủ khóa tại quầy, bàn giao giữa hai ca có ký sổ. Trực 12 giờ thì bảo vệ khóa cửa tối, mở cửa sáng và cất chìa theo quy định của công ty. Chìa phòng kế toán, phòng hồ sơ do người được chỉ định giữ.
Cần khảo sát và báo giá dịch vụ bảo vệ văn phòng theo lịch làm việc của công ty, gọi hoặc nhắn Zalo 0986 681 018. Long Thiên Bảo có văn phòng tại 241 Đường số 20, phường An Nhơn, TP.HCM và nhận mục tiêu trên cả nước.
