Phương án bảo vệ sự kiện là bản kế hoạch chia mặt bằng thành từng khu, giao người cho từng cổng và ghi sẵn cách xử lý từ lúc khu khán giả quá tải đến lúc cơ quan chức năng yêu cầu dừng chương trình. Với lễ hội, phương án bảo vệ sự kiện là một phần của hồ sơ gửi cơ quan nhà nước trước ngày tổ chức.
Cách thuê và nhân sự có ở bài dịch vụ bảo vệ sự kiện. Bài này dành cho ban tổ chức và chủ địa điểm, bám theo Nghị định 110/2018/NĐ-CP về lễ hội và Nghị định 144/2020/NĐ-CP về nghệ thuật biểu diễn.
Khi nào phương án bảo vệ sự kiện phải gửi cơ quan nhà nước
Khoản 2 Điều 10 Nghị định 110/2018/NĐ-CP đưa vào hồ sơ đăng ký lễ hội một phương án bảo đảm an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường. Lễ hội hằng năm theo nếp cũ chỉ cần thông báo, nhưng khoản 5 Điều 15 vẫn buộc văn bản thông báo có phương án này. Hồ sơ đăng ký gửi trước ngày dự kiến tổ chức ít nhất 30 ngày; văn bản thông báo ít nhất 20 ngày.
Từ 1/7/2025 đến hết 28/2/2027, phần nhận hồ sơ đăng ký lễ hội trước đây của UBND cấp huyện chuyển cho UBND cấp xã hoặc cấp tỉnh nơi tổ chức, tùy quy mô, theo Nghị định 137/2025/NĐ-CP. Ban tổ chức nên hỏi UBND phường, xã trước để biết nộp ở đâu.
Với tiết mục biểu diễn, Nghị định 144/2020/NĐ-CP (bản hợp nhất 2026) chia hai nhóm. Biểu diễn phục vụ nội bộ cơ quan hoặc tại nhà hàng, khu du lịch không bán vé thì thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước (Điều 9). Đêm nhạc bán vé cần văn bản chấp thuận của UBND cấp tỉnh, hồ sơ gửi ít nhất 07 ngày làm việc trước (Điều 10).
Hồ sơ biểu diễn không đòi kèm phương án bảo vệ sự kiện, nhưng Mẫu số 01 và 02 của Nghị định 144/2020/NĐ-CP có dòng nhận trách nhiệm tuân thủ quy định bảo đảm an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ; khoản 2 Điều 6 buộc chủ địa điểm làm điều tương tự. Hội nghị, khai trương không có tiết mục biểu diễn thì phương án là văn bản giữa ban tổ chức, chủ địa điểm và đơn vị bảo vệ.
Ban tổ chức, chủ địa điểm và đơn vị bảo vệ chia việc thế nào
Điểm c khoản 2 Điều 7 Nghị định 110/2018/NĐ-CP giao Ban tổ chức lễ hội xây dựng và triển khai phương án bảo đảm an ninh trật tự, vệ sinh môi trường; điểm b cùng khoản buộc công bố số điện thoại đường dây nóng. Đơn vị bảo vệ thuê ngoài làm phần việc được giao trong phương án bảo vệ sự kiện, trách nhiệm chung vẫn ở ban tổ chức.
Nhà thi đấu hay trung tâm hội nghị thường có đội bảo vệ và nội quy riêng. Phương án bảo vệ sự kiện nên ghi khu nào đội của địa điểm giữ, khu nào đội thuê ngoài giữ, và một người chỉ huy chung có bộ đàm gọi được cả hai đội.
Người ký phương án bảo vệ sự kiện là trưởng ban tổ chức hoặc đại diện đơn vị tổ chức. Chủ địa điểm và đơn vị bảo vệ ký xác nhận phần việc của mình, kèm danh sách trưởng ca và điện thoại.
Chia mặt bằng thành khu trong phương án bảo vệ sự kiện
Phần sơ đồ của phương án bảo vệ sự kiện chia mặt bằng thành các khu, mỗi khu có một người phụ trách cầm bộ đàm:
- Cổng soát vé, hàng chờ và lối ra riêng lúc tan.
- Khu khán giả và rào chắn trước sân khấu.
- Hậu trường, phòng nghệ sĩ, khu kỹ thuật âm thanh, ánh sáng.
- Khu khách mời và lối đi riêng của khách mời.
- Khu bán đồ ăn uống và bãi giữ xe.
- Lối thoát nạn, đường cho xe cấp cứu, xe chữa cháy, điểm y tế và điểm đón trẻ lạc.
Số người ở cổng tính theo số làn soát vé. Ví dụ minh hoạ: 2 cổng, mỗi cổng 3 làn thì cần ít nhất 6 người soát vé, cộng người điều phối hàng chờ; con số thật chốt sau khảo sát. Thẻ đeo hoặc vòng tay khác màu cho từng khu giúp bảo vệ nhận ra ai được vào hậu trường.
Soát vé và kiểm tra đồ mang vào
Kiểm tra túi là điều kiện vào cửa do ban tổ chức in trên vé hoặc niêm yết ở cổng. Khách không đồng ý mở túi thì không vào, nhưng bảo vệ không tự tay lục túi. Khám người theo thủ tục hành chính chỉ do người có thẩm quyền quyết định, nhân viên bảo vệ không thuộc nhóm này; chi tiết có ở bài quyền hạn của nhân viên bảo vệ.
Danh sách đồ không mang vào do ban tổ chức quyết định, ví dụ chai thủy tinh, vật sắc nhọn, pháo sáng. Phương án bảo vệ sự kiện ghi quầy gửi đồ, người giữ phiếu và giờ trả. Long Thiên Bảo có nhân viên bảo vệ nữ để kiểm tra túi xách của khách nữ khi ban tổ chức yêu cầu.
Phương án bảo vệ sự kiện cho dòng người và lối thoát nạn
Điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị định 110/2018/NĐ-CP buộc người tham gia lễ hội không chen lấn, xô đẩy gây mất trật tự. Phương án bảo vệ sự kiện vẫn phải ghi cụ thể cách giữ trật tự: rào di động chia hàng chờ, ngừng cho vào khi khu đã đầy, lối ra riêng lúc tan, người đứng ở mỗi lối thoát nạn để giữ lối thông.
Trước sân khấu, bảo vệ đứng sau rào, quay mặt về phía khán giả để thấy người bị ép. Người ngất được đưa qua rào ra điểm y tế, không đưa ngược qua đám đông.
Bãi xe hay ùn tắc lúc tan. Phương án ghi người phân luồng, chỗ đỗ xe khách mời và báo trước công an phường, xã để phối hợp giữ giao thông.
Tình huống riêng của sự kiện đông người
Với mỗi tình huống dưới đây, phương án bảo vệ sự kiện ghi người quyết định và câu thông báo soạn sẵn cho loa.
Trẻ em thất lạc
Phương án bảo vệ sự kiện chọn một điểm đón trẻ lạc cố định, gần loa. Bảo vệ đưa trẻ về điểm này, chỉ giao trẻ cho người nói đúng tên và đặc điểm của trẻ, đồng thời báo các cổng để ý người dắt trẻ đi ra. Phương án ghi sau bao lâu không tìm được người nhà thì báo công an.
Khách say hoặc gây gổ
Bảo vệ tách người gây gổ khỏi đám đông, đưa ra khu riêng gần cổng và báo trưởng ca. Khi có hành vi đánh người hay phá tài sản, bảo vệ gọi 113 và giữ những người liên quan tách nhau đến khi công an tới.
Cơ quan chức năng yêu cầu dừng chương trình
Điều 8 Nghị định 110/2018/NĐ-CP cho cơ quan tiếp nhận đăng ký, thông báo yêu cầu tạm ngừng lễ hội khi gây mất an ninh trật tự, cháy nổ hoặc có thiên tai. Điều 17 Nghị định 144/2020/NĐ-CP cho phép yêu cầu dừng biểu diễn vì lý do quốc phòng, an ninh, thiên tai. Khi đó bảo vệ mở hết lối ra và dẫn khách ra theo từng khu, không để dồn về một cổng.
Họp trước giờ mở cửa và sổ sự việc sau chương trình
Buổi họp trước giờ mở cửa đi lại sơ đồ, giao bộ đàm, điện thoại công an phường, đội y tế và đường dây báo cháy 114 theo khoản 2 Điều 6 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024. Mỗi trưởng khu xem lại lối thoát nạn có bị bàn ghế, thùng hàng chắn không.
Bảo vệ ghi sổ sự việc theo giờ: trẻ lạc, người bị ngất, đồ bị giữ ở cổng, xô xát. Điểm d khoản 1 Điều 7 Nghị định 110/2018/NĐ-CP buộc đơn vị tổ chức lễ hội báo cáo kết quả bằng văn bản chậm nhất 20 ngày sau khi kết thúc; sổ này là tư liệu cho báo cáo đó. Cách ghi sổ có ở bài sổ giao ca trực bảo vệ.
Chi phí bảo vệ sự kiện tính theo số người, số giờ và số khu, nên Long Thiên Bảo báo giá sau khảo sát địa điểm. Khách mời cần người đi kèm riêng thì xem bài thuê vệ sĩ.
Mẫu khung 10 mục dùng chung cho mọi loại mục tiêu có ở bài phương án bảo vệ mục tiêu.
Câu hỏi thường gặp về phương án bảo vệ sự kiện
Phương án bảo vệ sự kiện có phải nộp cho công an không?
Theo Nghị định 110/2018/NĐ-CP, phương án bảo vệ sự kiện lễ hội nằm trong hồ sơ đăng ký hoặc văn bản thông báo gửi cơ quan tiếp nhận như UBND, không phải hồ sơ riêng cho công an. Ban tổ chức vẫn nên báo công an phường, xã để phối hợp giữ trật tự.
Kế hoạch bảo vệ lễ hội khác phương án bảo vệ sự kiện thông thường ở đâu?
Kế hoạch bảo vệ lễ hội nằm trong hồ sơ gửi trước 20 hoặc 30 ngày theo Nghị định 110/2018/NĐ-CP, đi cùng nội quy lễ hội, đường dây nóng và khu dịch vụ không lấn khuôn viên di tích. Lễ hội kéo dài nhiều ngày thì cần lịch ca theo từng ngày.
Bảo vệ sự kiện có được khám túi khách không?
Bảo vệ chỉ kiểm tra túi khi khách đồng ý, theo điều kiện vào cửa ban tổ chức đã niêm yết. Bảo vệ không được khám người, vì khoản 2 Điều 127 Luật Xử lý vi phạm hành chính chỉ trao quyền quyết định khám người cho những người nêu tại khoản 1 Điều 123.
Nên thuê bảo vệ trước sự kiện bao lâu?
Với lễ hội, nên chốt đơn vị bảo vệ trước khi nộp hồ sơ, tức sớm hơn 30 ngày nếu phải đăng ký hoặc 20 ngày nếu chỉ thông báo, vì phương án bảo vệ sự kiện nằm trong hồ sơ. Hội nghị, khai trương nên hẹn khảo sát sớm để kịp vẽ sơ đồ.
Chi phí thực hiện phương án bảo vệ sự kiện tính thế nào?
Giá tính theo số người, số giờ, số khu và yêu cầu riêng như nhân viên nữ ở cổng hay người đi kèm khách mời. Long Thiên Bảo báo giá sau khi khảo sát địa điểm và xem sơ đồ, không áp một mức giá chung cho mọi chương trình.
Long Thiên Bảo nhận mục tiêu trên cả nước. Gửi kế hoạch chương trình, sơ đồ địa điểm và số khách dự kiến qua Zalo hoặc gọi 0986 681 018 để hẹn khảo sát và lập phương án bảo vệ sự kiện.
