Phương án bảo vệ trụ sở cơ quan là văn bản thủ trưởng cơ quan hoặc giám đốc doanh nghiệp ký, giao cho bảo vệ việc ở cổng, quầy khách, khu tài vụ, bãi xe và lịch trực ngoài giờ. Khác văn phòng thuê trong cao ốc, trụ sở có khuôn viên riêng, có người dân đến nộp đơn và có kho hồ sơ.

Bài này đi theo từng khu của trụ sở, dùng được cho phương án bảo vệ cơ quan doanh nghiệp lẫn cơ quan nhà nước, và kết thúc bằng mẫu lịch trực. Phần chìa khóa, tài sản và chi phí cho văn phòng nói chung có ở bài dịch vụ bảo vệ văn phòng.

Phương án bảo vệ trụ sở cơ quan nhà nước khác doanh nghiệp ở đâu

Ở doanh nghiệp, giám đốc duyệt phương án bảo vệ trụ sở cơ quan và ký hợp đồng với công ty bảo vệ. Cơ quan nhà nước theo quy định riêng: đơn vị sự nghiệp công lập áp dụng Nghị định 235/2026/NĐ-CP từ 1/7/2026; cơ quan hành chính vẫn áp dụng Nghị định 111/2022/NĐ-CP, vì khoản 2 Điều 16 Nghị định 235 chỉ chấm dứt phần dành cho đơn vị sự nghiệp công lập.

Hai nghị định cùng xếp bảo vệ vào công việc phục vụ và ưu tiên hợp đồng dịch vụ: khoản 3 Điều 3 Nghị định 111/2022/NĐ-CP; điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 235/2026/NĐ-CP yêu cầu ký với tổ chức trước, chỉ ký với cá nhân khi không có tổ chức đáp ứng. Cách ký có ở bài hợp đồng bảo vệ theo nghị định 235.

Điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 111/2022/NĐ-CP cho bảo vệ ở Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ và kho tiền của Ngân hàng Nhà nước, Kho bạc Nhà nước được quản lý và hưởng chế độ như công chức. Với trụ sở khác, phương án bảo vệ trụ sở cơ quan nhà nước có thêm phần tiếp công dân mà doanh nghiệp không có.

Cổng, quầy khách và sổ đăng ký khách

Phần cổng trong phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi giờ mở, đóng cổng và lối riêng cho khách, cán bộ, người giao hàng. Mỗi khách được ghi họ tên, đơn vị, người cần gặp, giờ vào, giờ ra và số thẻ khách. Bảo vệ gọi người cần gặp xác nhận trước khi cho khách lên.

Không giữ thẻ căn cước của khách để đổi lấy thẻ ra vào: khoản 2 Điều 7 Luật Căn cước 2023 cấm giữ thẻ căn cước trái quy định của pháp luật. Bảo vệ ghi thông tin, trả giấy tờ ngay, giao thẻ khách có số và thu lại khi khách ra.

Shipper và người đưa công văn dừng ở quầy. Công văn đến chuyển cho văn thư; bảo vệ chỉ ký nhận thay khi phương án giao việc đó và ghi vào sổ.

Ngày tiếp công dân trong phương án bảo vệ trụ sở cơ quan

Khoản 1 Điều 6 Luật Tiếp công dân (sửa đổi bởi Luật 136/2025/QH15, hiệu lực 1/7/2026) cấm gây phiền hà, sách nhiễu hoặc cản trở người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Bảo vệ ở cổng hướng dẫn người dân tới địa điểm tiếp công dân, không hỏi nội dung đơn.

Quyền từ chối tiếp người đang say, người có hành vi đe dọa hoặc vi phạm nội quy thuộc người tiếp công dân (Điều 9), không thuộc bảo vệ. Điều 19 buộc nơi tiếp công dân niêm yết nội quy; bảo vệ đứng gần phòng tiếp dân để can khi có người đe dọa cán bộ và báo người phụ trách.

Khi nhiều người cùng đến về một nội dung, Điều 29 yêu cầu cử đại diện: từ năm đến mười người thì cử một hoặc hai người, trên mười người có thể cử thêm nhưng không quá năm. Khi có hành vi kích động, gây rối, khoản 3 Điều 30 buộc người đứng đầu tăng cường người tiếp công dân và yêu cầu công an xử lý. Phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi sẵn khu chờ cho đoàn đông và người gọi công an phường.

Phòng tài vụ, kho hồ sơ và chìa khóa

Chìa khóa phòng tài vụ, phòng máy chủ và kho lưu trữ không để ở chốt bảo vệ, trừ khi thủ trưởng giao bằng văn bản. Phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi tủ chìa nào bảo vệ giữ, ai được mượn, mượn phải ký sổ, cửa kho nào dán niêm phong cuối ngày.

Cán bộ ở lại sau giờ làm báo bảo vệ để ghi sổ; khi họ ra, bảo vệ kiểm tra phòng đã khóa, đèn và máy lạnh đã tắt. Ngày rút hoặc nhập tiền mặt, phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi bảo vệ đứng ở đâu. Khu có tài liệu mật theo quy chế riêng của cơ quan; bảo vệ chỉ cho vào theo danh sách thủ trưởng ký.

Xe công vụ và bãi giữ xe

Sổ xe trong phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi biển số, lái xe, giờ ra, giờ về và người đi cùng. Xe ra ngoài giờ hành chính hoặc ngày nghỉ chỉ khi có người có thẩm quyền đồng ý, bảo vệ ghi tên người cho phép. Chìa khóa xe giao lái xe hoặc để tủ riêng, không để trên xe.

Trông giữ phương tiện là một công việc phục vụ riêng trong cả hai nghị định (điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 111/2022/NĐ-CP, điểm b khoản 2 Điều 4 Nghị định 235/2026/NĐ-CP). Cơ quan có thể gộp việc giữ xe vào hợp đồng bảo vệ hoặc tách riêng; phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi rõ bãi nào bảo vệ chịu trách nhiệm.

Ban đêm, ngày nghỉ và lễ Tết

Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP đưa trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước và trụ sở doanh nghiệp cao từ 2 tầng hoặc có tổng diện tích sàn từ 100 m² vào danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy. Ca đêm trong phương án bảo vệ trụ sở cơ quan tuần tra từng tầng, xem ổ điện, kho giấy và gọi 114 khi có cháy.

Dịp Tết, phương án bảo vệ trụ sở cơ quan ghi lãnh đạo trực từng ngày, danh sách người được vào trụ sở trong ngày nghỉ và giờ báo cáo qua điện thoại. Giá trực Tết liên hệ để biết thêm chi tiết; việc chuẩn bị có ở bài thuê bảo vệ Tết.

Mẫu lịch trực bảo vệ cơ quan

Phần cuối của phương án bảo vệ trụ sở cơ quan là lịch trực. Bảng dưới là ví dụ minh hoạ cho trụ sở có một vị trí 24 giờ, hai nhân viên luân ca; giờ đổi ca do cơ quan chọn theo giờ làm việc:

Lịch tháng ghi tên người từng ca theo ngày, người thay ca, điện thoại trưởng ca và cán bộ nhận báo cáo. Người hết ca chỉ rời chốt khi người nhận đã ký sổ, như ở bài sổ giao ca trực bảo vệ. Giới hạn giờ làm của mỗi người có ở bài thuê bảo vệ 24/24.

Long Thiên Bảo tính 22.000.000 đồng/tháng cho 1 vị trí 24 giờ với 2 nhân viên luân ca và 10.500.000 đồng/tháng cho 1 vị trí 12 giờ với 1 nhân viên, chưa gồm VAT 8%. Trụ sở nhiều vị trí hoặc ở tỉnh khác được báo giá sau khảo sát; công ty có nhân viên bảo vệ nữ cho quầy khách.

Mẫu khung 10 mục dùng chung cho mọi loại mục tiêu có ở bài phương án bảo vệ mục tiêu.

Câu hỏi thường gặp về phương án bảo vệ trụ sở cơ quan

Ai ký duyệt phương án bảo vệ trụ sở cơ quan?

Thủ trưởng cơ quan hoặc giám đốc doanh nghiệp ký phương án bảo vệ trụ sở cơ quan, hoặc giao chánh văn phòng ký theo quy chế nội bộ. Ở đơn vị sự nghiệp công lập, khoản 3 Điều 7 Nghị định 235/2026/NĐ-CP để người đứng đầu quyết định ký hợp đồng công việc phục vụ hoặc giao đơn vị thuộc, trực thuộc ký.

Bảo vệ có được chặn người dân vào nộp đơn không?

Không. Khoản 1 Điều 6 Luật Tiếp công dân cấm cản trở người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Việc từ chối tiếp trong các trường hợp ở Điều 9, như người đang say hay có hành vi đe dọa, do người tiếp công dân quyết định. Bảo vệ hướng dẫn người dân đến đúng chỗ và giữ trật tự.

Có được giữ thẻ căn cước của khách đến làm việc không?

Không. Khoản 2 Điều 7 Luật Căn cước 2023 cấm giữ thẻ căn cước trái quy định của pháp luật. Phương án bảo vệ trụ sở cơ quan nên dùng thẻ khách có đánh số: bảo vệ ghi thông tin vào sổ, trả giấy tờ ngay và thu lại thẻ khách khi khách ra.

Mẫu lịch trực bảo vệ cơ quan cần những cột nào?

Tối thiểu có ngày, ca, giờ bắt đầu và kết thúc, tên người trực, người thay ca và chữ ký giao nhận. Nên thêm cột ghi chú cho ngày tiếp công dân, ngày có hội nghị hoặc ngày nghỉ lễ, vì những ngày này hay cần thêm người hoặc đổi giờ mở cổng.

Khi nào nên sửa phương án bảo vệ trụ sở cơ quan?

Khi đổi giờ làm việc hoặc lịch tiếp công dân, khi sửa trụ sở làm đổi lối đi, sau mỗi sự cố và trước kỳ nghỉ Tết. Mỗi lần sửa, thủ trưởng ký lại và nhân viên bảo vệ của các ca đọc, ký nhận bản mới.

Long Thiên Bảo nhận mục tiêu trên cả nước. Gửi sơ đồ trụ sở, giờ làm việc và lịch tiếp công dân nếu có qua Zalo hoặc gọi 0986 681 018 để hẹn khảo sát và lập phương án bảo vệ trụ sở cơ quan.