Nhiều tranh chấp giữa doanh nghiệp và công ty bảo vệ bắt nguồn từ hợp đồng thuê bảo vệ thiếu điều khoản rõ ràng ngay từ đầu. Bài viết liệt kê những điều khoản cần có, kèm mẫu hợp đồng 10 điều, cách ký phụ lục và thanh lý, để bạn kiểm tra trước khi đặt bút ký.

Vì sao hợp đồng thuê bảo vệ cần rõ ràng?

Khác với hợp đồng lao động thông thường, hợp đồng thuê bảo vệ là hợp đồng dịch vụ (loại hợp đồng được quy định trong Bộ luật Dân sự): bên cung cấp chịu trách nhiệm về kết quả an ninh, không chỉ về nhân sự. Một hợp đồng thiếu điều khoản cụ thể dễ dẫn đến tranh cãi khi xảy ra sự cố: ai bồi thường, bồi thường bao nhiêu, xử lý trong bao lâu.

Những điều khoản bắt buộc trong hợp đồng thuê bảo vệ

• Phạm vi công việc cụ thể: vị trí trực (cổng, hầm xe, sảnh…), số lượng chốt, khung giờ từng ca.
• Số lượng nhân sự và lịch trực: bao nhiêu người/ca, có ca đêm hay không, phương án dự phòng khi nhân sự nghỉ đột xuất.
• Đơn giá và phương thức thanh toán: giá theo ca/tháng, chu kỳ thanh toán, điều kiện điều chỉnh giá (nếu hợp đồng dài hạn).
• Trách nhiệm bồi thường: mức bồi thường khi thiệt hại do lỗi nhân viên bảo vệ, thời hạn xử lý khiếu nại.
• Điều khoản thay đổi nhân sự: quyền yêu cầu đổi bảo vệ nếu không hài lòng, thời gian phản hồi tối đa.
• Bảo mật thông tin: cam kết không tiết lộ thông tin nội bộ, camera, quy trình vận hành của khách hàng.
• Thời hạn hợp đồng và điều kiện chấm dứt: thời gian báo trước khi một trong hai bên muốn dừng hợp tác.

Điều khoản nên có thêm để an tâm hơn

• Cam kết thời gian điều động lực lượng dự phòng khi có sự cố (ví dụ trong khoảng 15 đến 30 phút).
• Quy định rõ đồng phục, trang thiết bị hỗ trợ đi kèm trong đơn giá hay tính phí riêng.
• Cơ chế báo cáo định kỳ (nhật ký trực, báo cáo sự cố) và tần suất chỉ huy khu vực kiểm tra hiện trường.

Mẫu hợp đồng thuê dịch vụ bảo vệ

Hợp đồng thuê bảo vệ là hợp đồng dịch vụ theo Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015: bên cung ứng làm công việc, bên sử dụng trả tiền. Điều 398 để hai bên tự thỏa thuận nội dung, từ giá, thời hạn đến trách nhiệm do vi phạm. Mẫu hợp đồng thuê dịch vụ bảo vệ sau có 10 điều, mỗi điều kèm ghi chú cần ghi gì.

1. Điều 1. Các bên: ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện; bên bảo vệ ghi thêm số Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự.
2. Điều 2. Mục tiêu và số vị trí: ghi địa chỉ, loại mục tiêu, số vị trí trực và việc của từng vị trí như kiểm soát cổng, trực hầm xe.
3. Điều 3. Thời gian và ca trực: ghi ngày bắt đầu, thời hạn hợp đồng thuê bảo vệ, số giờ trực mỗi ngày, số người mỗi ca, giờ giao ca.
4. Điều 4. Phí dịch vụ và VAT: ghi đơn giá từng vị trí theo tháng chưa gồm thuế, thuế suất GTGT và tổng tiền.
5. Điều 5. Thanh toán: ghi kỳ thanh toán, hạn trả sau khi nhận hóa đơn, tài khoản nhận chuyển khoản.
6. Điều 6. Trách nhiệm hai bên: bên bảo vệ bố trí đủ người đúng ca, không tự giao người khác làm thay (Điều 517 Bộ luật Dân sự); bên thuê cung cấp thông tin cần thiết, trả tiền đúng hạn (Điều 515).
7. Điều 7. Bồi thường thiệt hại: ghi cách lập biên bản sự việc, thời hạn xác minh và mức bồi thường do hai bên thỏa thuận khi ký hợp đồng thuê bảo vệ.
8. Điều 8. Bảo mật: ghi loại thông tin phải giữ kín (hình ảnh camera, quy trình ra vào, số liệu kho) và thời gian giữ kín sau khi hợp đồng kết thúc.
9. Điều 9. Chấm dứt: ghi số ngày báo trước khi dừng hợp đồng thuê bảo vệ, các vi phạm cho phép đơn phương chấm dứt và cách trả tiền phần dịch vụ đã làm (Điều 520).
10. Điều 10. Giải quyết tranh chấp: ghi số ngày thương lượng và nơi giải quyết khi thương lượng không xong (Tòa án, hoặc trọng tài nếu hai bên chọn).

Ví dụ ghi Điều 4 trong hợp đồng thuê bảo vệ: “Vị trí trực 24 giờ/ngày, 2 nhân viên luân ca: 22.000.000 đồng/tháng, chưa gồm thuế GTGT 8%”. Cách tính tiền thuế có trong bài thuế GTGT dịch vụ bảo vệ. Khung này dùng làm mẫu hợp đồng dịch vụ bảo vệ cho bên thuê là doanh nghiệp lẫn cá nhân.

Phụ lục hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ

Phụ lục hợp đồng thuê bảo vệ dùng để ghi chi tiết hoặc thay đổi một phần hợp đồng: thêm vị trí, đổi giờ ca, điều chỉnh đơn giá. Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục có hiệu lực như hợp đồng và không được trái nội dung hợp đồng, trừ khi hai bên chấp nhận sửa điều khoản đó.

Mỗi phụ lục nên ghi số và ngày của hợp đồng gốc, điều khoản được sửa, ngày áp dụng và chữ ký hai bên. Khi hợp đồng thuê bảo vệ thêm hoặc bớt vị trí giữa tháng, phụ lục ghi luôn cách tính phí cho tháng đó.

Thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ là việc hai bên lập biên bản xác nhận hợp đồng đã chấm dứt (các trường hợp chấm dứt nêu tại Điều 422 Bộ luật Dân sự) và chốt nghĩa vụ còn lại. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ nên có:

• Số, ngày hợp đồng và các phụ lục đã ký.
• Thời gian thực hiện thực tế, lý do chấm dứt.
• Số tiền đã thanh toán, số còn phải trả hoặc phải hoàn, kèm hóa đơn.
• Sự cố chưa xử lý xong và phần bồi thường, nếu có.
• Chìa khóa, thẻ ra vào, thiết bị, tài liệu đã bàn giao lại.
• Xác nhận hai bên không còn khiếu nại khác.

Khoản 3 Điều 517 buộc bên cung ứng giao lại tài liệu, phương tiện được giao sau khi xong việc, nên biên bản cần liệt kê từng món. Sổ giao ca trực bảo vệ tại chốt cũng nên được chốt trang cuối và ghi rõ bên giữ sổ.

Dấu hiệu hợp đồng thiếu minh bạch cần cẩn trọng

• Không ghi rõ số lượng nhân sự/ca cụ thể, chỉ ghi chung chung “bố trí bảo vệ”.
• Không có điều khoản bồi thường hoặc mức bồi thường mập mờ.
• Giá quá thấp so với mặt bằng chung mà không giải thích được cơ cấu chi phí.

Xem thêm chi tiết về quy trình và chi phí thuê bảo vệ tại TP.HCM hoặc tham khảo quy trình thuê bảo vệ HCM để chuẩn bị thông tin trước khi yêu cầu khảo sát.

Quy trình ký hợp đồng thuê bảo vệ tại Long Thiên Bảo

Long Thiên Bảo luôn gửi trước bản dự thảo hợp đồng đầy đủ điều khoản nêu trên để khách hàng xem xét, trước khi khảo sát thực tế và ký chính thức. Mọi thay đổi về nhân sự, ca trực trong quá trình thực hiện đều được lập biên bản bổ sung, không tự ý điều chỉnh.

Dịch vụ bảo vệ liên quan

• Khảo sát và báo giá: dịch vụ cho thuê bảo vệ tại TP.HCM
• Ghi chép tại chốt trực nên đưa vào hợp đồng: sổ giao ca trực bảo vệ
• Quy trình chi tiết: quy trình thuê bảo vệ HCM
• So sánh phương án nhân sự: nên thuê dịch vụ bảo vệ hay tự tuyển nhân sự
• Thuê theo khung giờ linh hoạt: thuê bảo vệ theo ca
• Thuê ngắn hạn vài giờ, vài ngày: thuê bảo vệ theo giờ
• Trường học, bệnh viện công lập: hợp đồng bảo vệ theo nghị định 235
• Năng lực đơn vị: công ty bảo vệ uy tín Long Thiên Bảo
• Cách tính và ghi thuế trên hóa đơn: thuế GTGT dịch vụ bảo vệ
• Kiểm tra giấy phép của bên cung cấp: điều kiện kinh doanh dịch vụ bảo vệ
• Phụ lục nhiệm vụ tại chốt: nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng thuê bảo vệ

Hợp đồng thuê bảo vệ có bắt buộc bằng văn bản không?

Nên lập bằng văn bản. Khoản 6 Điều 32 Nghị định 96/2016/NĐ-CP buộc doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ ký hợp đồng dịch vụ với bên thuê trước khi đưa người đến mục tiêu. Hợp đồng ghi rõ phạm vi công việc, đơn giá và trách nhiệm bồi thường để tránh tranh chấp sau này.

Có thể yêu cầu sửa điều khoản trong hợp đồng mẫu không?

Có. Khách hàng hoàn toàn có quyền đề nghị điều chỉnh điều khoản trước khi ký, đặc biệt là mục bồi thường và thời gian phản hồi sự cố.

Nếu xảy ra thiệt hại, quy trình bồi thường mất bao lâu?

Tùy mức độ, nhưng hợp đồng nên quy định rõ thời hạn xác minh và xử lý, thông thường trong vòng vài ngày làm việc sau khi có biên bản sự việc.

Mẫu hợp đồng dịch vụ bảo vệ với cá nhân thuê bảo vệ nhà riêng khác gì?

Khung 10 điều như trên vẫn dùng được. Phần các bên trong hợp đồng thuê bảo vệ ghi họ tên, số căn cước, địa chỉ người thuê thay cho mã số thuế. Điều về mục tiêu ghi địa chỉ nhà, giờ trực và việc nhân viên làm, như kiểm soát cổng. Cá nhân không khấu trừ thuế GTGT, nên hợp đồng ghi thêm tổng tiền đã gồm thuế.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ?

Khi hợp đồng thuê bảo vệ hết hạn mà không gia hạn, khi hai bên thỏa thuận dừng sớm, hoặc khi một bên đơn phương chấm dứt. Biên bản chốt số tiền còn phải trả hoặc phải hoàn, sự cố chưa xử lý xong và tài sản đã bàn giao lại, làm căn cứ để tất toán công nợ và xuất hóa đơn kỳ cuối. Bút toán ghi nhận phí bảo vệ hằng tháng có ở bài hạch toán chi phí thuê bảo vệ.

Thêm vị trí bảo vệ hoặc đổi giờ trực có cần ký phụ lục không?

Nên ký, vì thêm vị trí, đổi giờ ca hay điều chỉnh đơn giá đều thay đổi nội dung hợp đồng thuê bảo vệ đã ký. Phụ lục có hiệu lực như hợp đồng theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015. Tại Long Thiên Bảo, mọi thay đổi về nhân sự, ca trực đều được lập biên bản bổ sung.

Liên hệ tư vấn hợp đồng thuê bảo vệ: Hotline 0986681018, Email ctylongthienbao@gmail.com, địa chỉ 241 Đường số 20, Phường An Nhơn, TP.HCM.