Hạch toán chi phí thuê bảo vệ phụ thuộc vào nơi dùng dịch vụ và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng từ ngày 1/1/2026 thay Thông tư 200/2014/TT-BTC, phí bảo vệ văn phòng ghi vào TK 6427, cửa hàng vào TK 6417, nhà xưởng vào TK 6277. Doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dùng TK 6422, TK 6421 hoặc TK 154.
Bài viết hướng dẫn hạch toán chi phí thuê bảo vệ cho kế toán bên thuê, có bút toán mẫu với hóa đơn 22.000.000 đồng, VAT 8%, và điều kiện để khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chế độ kế toán dùng để hạch toán chi phí thuê bảo vệ năm 2026
Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 có hiệu lực từ 1/1/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày đó và thay Thông tư 200/2014/TT-BTC (khoản 1 Điều 31). Doanh nghiệp nhỏ và vừa được chọn áp dụng Thông tư 99 (khoản 3 Điều 31) hoặc tiếp tục dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Khoản 2 Điều 11 Thông tư 99 cho doanh nghiệp sửa tên, số hiệu tài khoản nếu ban hành quy chế hạch toán. Bài dùng hệ thống tài khoản gốc tại Phụ lục II để hạch toán chi phí thuê bảo vệ. Doanh nghiệp siêu nhỏ có chế độ riêng theo Thông tư 58/2026/TT-BTC từ ngày 1/7/2026, bài không đi vào.
Chi phí thuê bảo vệ hạch toán vào tài khoản nào?
Phụ lục II Thông tư 99 không có dòng riêng cho dịch vụ bảo vệ, nên hạch toán chi phí thuê bảo vệ theo nơi dịch vụ phục vụ: TK 642 cho quản lý doanh nghiệp, TK 641 cho bán hàng, TK 627 cho phân xưởng, đội, công trường. Mỗi tài khoản có tiểu khoản chi phí dịch vụ mua ngoài riêng.
| Mục tiêu bảo vệ | Thông tư 99 | Thông tư 133 |
|---|---|---|
| Văn phòng, trụ sở | Nợ TK 6427 | Nợ TK 6422 |
| Cửa hàng, showroom | Nợ TK 6417 | Nợ TK 6421 |
| Nhà xưởng sản xuất | Nợ TK 6277 | Nợ TK 154 |
| Công trường của nhà thầu | Nợ TK 6277 | Nợ TK 154 |
Một vị trí bảo vệ dùng chung cho văn phòng và nhà xưởng
Nhiều nhà máy chỉ có một chốt cổng phục vụ cả văn phòng và xưởng. Khi đó hạch toán chi phí thuê bảo vệ theo tỷ lệ phân bổ, chọn một tiêu thức như diện tích hoặc số lao động, ghi trong quy chế nội bộ và dùng nhất quán. Phần ghi vào TK 627 cuối kỳ kết chuyển sang Nợ TK 154 để tính giá thành.
Chủ đầu tư thuê bảo vệ công trình đang xây
Doanh nghiệp tự đầu tư nhà xưởng, không lập ban quản lý dự án, ghi chi phí đầu tư trên TK 241 (2412). Chỉ chi phí liên quan trực tiếp đến đầu tư xây dựng mới được vốn hóa (điểm b mục 1 TK 241). Trước khi hạch toán chi phí thuê bảo vệ công trình xây dựng vào TK 2412, kế toán đối chiếu quy định quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Bút toán hạch toán chi phí thuê bảo vệ với hóa đơn VAT 8%
Ví dụ hạch toán chi phí thuê bảo vệ văn phòng: một vị trí trực 24 giờ, 2 nhân viên luân ca của Long Thiên Bảo, giá 22.000.000 đồng/tháng, VAT 8% là 1.760.000 đồng, tổng 23.760.000 đồng. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng Thông tư 99, ghi:
- Khi nhận hóa đơn tháng: Nợ TK 642 (6427) 22.000.000 đồng; Nợ TK 133 (1331) 1.760.000 đồng; Có TK 331 23.760.000 đồng.
- Khi chuyển khoản trả tiền: Nợ TK 331 23.760.000 đồng; Có TK 112 23.760.000 đồng.
Nhà xưởng, cửa hàng và doanh nghiệp theo Thông tư 133
Nhà xưởng thay Nợ TK 6427 bằng Nợ TK 6277, cửa hàng dùng Nợ TK 6417; các dòng khác giữ nguyên, theo mẫu bút toán dịch vụ mua ngoài trong hệ thống tài khoản Thông tư 99. Theo Thông tư 133, hạch toán chi phí thuê bảo vệ văn phòng vào Nợ TK 6422, cửa hàng Nợ TK 6421, xưởng Nợ TK 154.
Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT
Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ghi chi phí theo tổng giá thanh toán 23.760.000 đồng. Doanh nghiệp khấu trừ nhưng dùng dịch vụ cho hoạt động không chịu thuế thì số thuế không được khấu trừ được tính vào chi phí tính thuế TNDN (điểm e khoản 1 Điều 14 Luật Thuế GTGT) và ghi Nợ TK 642, Có TK 133 (mục 3.12 TK 642, Thông tư 99).
Trả trước nhiều tháng hoặc hóa đơn về muộn
Trả một lần cho nhiều kỳ thì hạch toán chi phí thuê bảo vệ qua Nợ TK 242 Chi phí chờ phân bổ, rồi hằng tháng phân bổ sang TK 627, 641 hoặc 642. Dịch vụ tháng đã dùng mà cuối kỳ chưa đủ chứng từ thì ghi nhận qua TK 335 Chi phí phải trả (Phụ lục II Thông tư 99).
Điều kiện để chi phí thuê dịch vụ bảo vệ được trừ khi tính thuế TNDN
Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025) cho trừ khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến sản xuất, kinh doanh (điểm a khoản 1), có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định (điểm c khoản 1).
Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt ngưỡng: khoản mua dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (điểm c khoản 1 Điều 9). Hóa đơn bảo vệ 23.760.000 đồng mỗi tháng vì vậy phải trả qua ngân hàng để được trừ. Chưa trả khi ghi nhận chi phí thì vẫn được trừ; nếu sau đó trả tiền mặt, phải kê khai giảm chi phí ở kỳ trả (điểm c3).
Khoản chi không được trừ vẫn là chi phí kế toán. Theo điểm b mục 1 TK 642, Phụ lục II Thông tư 99, khoản chi không được trừ nhưng có đủ hóa đơn và hạch toán chi phí thuê bảo vệ đúng chế độ thì không ghi giảm chi phí kế toán, chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để tăng số thuế phải nộp.
Khấu trừ thuế GTGT trên hóa đơn dịch vụ bảo vệ
Khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (sửa đổi đến Luật 09/2026/QH16) yêu cầu hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP dùng cùng ngưỡng, tính trên giá đã gồm thuế, và không coi việc bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán là thanh toán không dùng tiền mặt.
Thuế suất trên hóa đơn bảo vệ là 8% đến hết ngày 31/12/2026 theo Nghị quyết 204/2025/QH15, chi tiết ở bài thuế GTGT dịch vụ bảo vệ. Khi hạch toán chi phí thuê bảo vệ, thuế không được khấu trừ được tính vào chi phí, trừ hóa đơn từ ngưỡng trên thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (khoản 16 Điều 23 Nghị định 181).
Chứng từ cần lưu cho mỗi kỳ hạch toán chi phí thuê bảo vệ
Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320 yêu cầu khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ. Tự tuyển bảo vệ thì khoản chi thành tiền lương (Có TK 334) và các khoản trích theo lương (Có TK 338), so sánh ở bài nên thuê dịch vụ hay tự tuyển bảo vệ. Với dịch vụ trả theo tháng, nên lưu:
- Hợp đồng và phụ lục ghi số vị trí, giờ trực, đơn giá chưa thuế, thuế suất; mẫu ở bài hợp đồng thuê bảo vệ.
- Biên bản nghiệm thu tháng: số ca thực hiện, ca thiếu, khoản khấu trừ nếu có.
- Hóa đơn GTGT điện tử ghi đúng tên, mã số thuế, kỳ dịch vụ.
- Ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng.
- Bản sao sổ giao ca trực bảo vệ khi cần đối chiếu số ca.
Cơ quan, đơn vị sự nghiệp trả phí bằng ngân sách còn phải theo quy định ở bài đấu thầu dịch vụ bảo vệ.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán chi phí thuê bảo vệ
Hạch toán chi phí thuê bảo vệ văn phòng vào tài khoản nào?
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, ghi Nợ TK 642, tiểu khoản 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài; thuế GTGT được khấu trừ ghi Nợ TK 1331; đối ứng Có TK 331 hoặc TK 112. Doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ghi Nợ TK 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí thuê bảo vệ nhà xưởng có tính vào giá thành không?
Có. Thông tư 99 dùng TK 627 cho chi phí ở phân xưởng, bộ phận sản xuất; phí bảo vệ xưởng ghi Nợ TK 6277, cuối kỳ kết chuyển sang Nợ TK 154 để tính giá thành. Theo Thông tư 133, phí này ghi thẳng Nợ TK 154, chi tiết theo phân xưởng.
Trả phí bảo vệ bằng tiền mặt có được trừ thuế TNDN không?
Khoản chi từng lần từ ngưỡng 5 triệu đồng trở lên trả bằng tiền mặt không được tính vào chi phí được trừ (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP), dù đã hạch toán chi phí thuê bảo vệ đúng tài khoản. Thuế GTGT trên hóa đơn đó cũng không được khấu trừ (Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
Thuế GTGT 8% trên hóa đơn bảo vệ ghi vào tài khoản nào?
Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ ghi Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ. Với hóa đơn 22.000.000 đồng, số thuế 1.760.000 đồng vào TK 1331, phần giá chưa thuế ghi vào tài khoản chi phí theo nơi dùng dịch vụ.
Chi phí thuê dịch vụ bảo vệ trả trước 6 tháng hạch toán thế nào?
Khi hạch toán chi phí thuê bảo vệ trả trước, khoản trả một lần cho nhiều kỳ ghi Nợ TK 242 Chi phí chờ phân bổ theo Thông tư 99 (Chi phí trả trước theo Thông tư 133), rồi hằng tháng phân bổ sang TK 642, 641 hoặc 627 theo phần dịch vụ đã dùng. Thuế GTGT kê khai khấu trừ ở tháng, quý phát sinh (điểm đ khoản 1 Điều 14 Luật Thuế GTGT).
Cần báo giá ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất và tổng tiền để lập dự toán và hạch toán chi phí thuê bảo vệ đúng kỳ, gọi hoặc nhắn Zalo 0986 681 018. Long Thiên Bảo nhận mục tiêu trên cả nước, văn phòng ở 241 Đường số 20, phường An Nhơn, TP.HCM.
