Sổ giao ca trực bảo vệ là sổ đặt ở chốt trực, nơi người hết ca ghi cho người nhận ca: đã giao gì, có việc gì, việc nào còn dở. Với quản lý tòa nhà, nhà máy và trưởng ca, sổ còn là căn cứ đối chiếu khi mất tài sản. Pháp luật về dịch vụ bảo vệ không ban hành mẫu sổ này, nên nội dung do công ty bảo vệ và bên thuê tự thống nhất.
Sổ giao ca trực bảo vệ dùng để làm gì
Vị trí trực 24 giờ thường có hai, ba người luân phiên; người nhận ca khó nắm hết chuyện nửa ngày trước nếu chỉ nghe kể. Sổ giao ca trực bảo vệ giữ lại bằng chữ: chìa khóa, bộ đàm đã giao, cửa nào đã khóa, xe nào gửi qua đêm, việc gì đã báo ai.
Trưởng ca đọc sổ để giao việc, ban quản lý xem sổ để nắm tình hình. Với dịch vụ bảo vệ tòa nhà có chốt ở sảnh, hầm xe và cổng sau, mỗi chốt nên có một cuốn. Doanh nghiệp mới thuê bảo vệ theo ca nên yêu cầu ghi sổ từ ca đầu.
Pháp luật có bắt buộc lập sổ giao ca trực bảo vệ không
Nghị định 96/2016/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh dịch vụ bảo vệ (sửa đổi gần nhất bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP) yêu cầu tại khoản 15 Điều 25: cơ sở kinh doanh lập sổ quản lý hoạt động kinh doanh theo mẫu của Bộ Công an. Mẫu hiện hành là Mẫu ĐK14 kèm Thông tư 30/2026/TT-BCA; trang cho dịch vụ bảo vệ ghi hợp đồng, mục tiêu, thời gian triển khai, số nhân viên, phương tiện.
Đây là sổ quản lý của công ty, không có cột giao nhận ca; các văn bản trên cũng không có mẫu sổ cho chốt trực. Vì vậy sổ giao ca trực bảo vệ thuộc quy trình nội bộ, và yêu cầu về sổ nên ghi vào hợp đồng thuê bảo vệ.
Mẫu sổ giao ca trực bảo vệ gồm những cột nào
Tên gọi mỗi nơi một khác: sổ bàn giao ca trực của bảo vệ, sổ nhật ký ca trực bảo vệ, sổ trực. Nội dung giống nhau: ai giao ai, mấy giờ, giao gì, khu vực ra sao, có việc gì, ca sau làm gì.
Bảng sau liệt kê 7 cột của mẫu sổ giao ca trực bảo vệ, cách ghi từng cột và ví dụ ở sảnh, hầm xe một chung cư; tên người và biển số đã che.
| Cột trong sổ | Ghi gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| Giờ giao ca | Giờ, ngày giao nhận, ghi kiểu 24 giờ | 18:00 ngày 02/10 |
| Người giao, nhận | Tên người giao và người nhận ca | Ông A giao ông B |
| Tài sản đã đếm | Số lượng từng món bàn giao | 2 bộ đàm, 14 chìa khóa, 3 thẻ khách |
| Tình trạng khu vực | Cửa, khóa, camera, đèn còn hoạt động hay không | Camera hầm B2 mất hình |
| Sự việc trong ca | Giờ, nơi, chuyện gì, đã báo ai | 22:40 xe 51C-xxx.xx căn 12.05 gửi qua đêm, ô 17 hầm B2 |
| Việc ca sau | Việc cụ thể ca sau phải làm | Kiểm tra hầm B2 mỗi giờ |
| Chữ ký | Chữ ký của người giao và người nhận | A, B |
Cách ghi sổ giao ca trực bảo vệ cho từng mục
Giờ ghi kiểu 24 giờ (22:40 thay cho 10 giờ 40) để khỏi nhầm sáng tối. Tài sản ghi bằng con số đếm được; thiếu món nào thì ghi rõ ai đang giữ, ví dụ “13 chìa khóa, chìa phòng bơm kỹ thuật đang mượn, có ký mượn”.
Mỗi sự việc cần đủ giờ, nơi, chuyện gì, đã báo ai, kết quả. Ví dụ ở hầm xe: “22:40, hầm B2, xe 51C-xxx.xx của căn 12.05 gửi qua đêm ở ô 17, đã báo ban quản lý”. Ở cổng nhà máy: “15:20, cổng 2, xe tải 51D-xxx.xx chở hàng ra, phiếu xuất kho số 0xx, niêm phong còn nguyên”.
Cột việc ca sau ghi việc cụ thể, như “kiểm tra hầm B2 mỗi giờ”, thay vì “chú ý hầm B2”. Trình tự giao nhận ca:
- Người nhận ca đến sớm hơn giờ giao ca để đọc sổ ca trước.
- Hai người cùng kiểm tra cửa, khóa, tủ chìa khóa, camera.
- Cùng đếm tài sản, đối chiếu với số ca trước đã ghi.
- Người giao ghi nốt sự việc; người nhận đọc lại.
- Hai người ký, ghi giờ ký rồi người giao mới rời chốt.
Lỗi hay gặp khi ghi sổ giao ca
Lỗi đầu tiên là ghi chung chung kiểu “ca trực bình thường”. Khi mất xe, dòng chữ ấy không giúp ai, kể cả bên bảo vệ cần chứng minh mình không có lỗi. Ca yên ổn vẫn nên ghi giờ từng lượt tuần tra.
Lỗi thứ hai là tẩy xóa, dán đè, xé trang, khiến sổ bị nghi đã sửa sau sự việc. Ghi sai thì gạch một đường, ghi lại bên cạnh, ký tắt. Sổ giao ca trực bảo vệ nên đánh số trang sẵn, viết bút bi.
Lỗi thứ ba là ký thay, ký trước cho cả tuần hoặc ký khi chưa đếm tài sản. Chữ ký xác nhận đã kiểm tra thực tế, nên ký thay là xác nhận điều mình không thấy.
Sổ giấy hay sổ điện tử
Sổ giấy rẻ, không cần mạng nhưng dễ ướt, rách, thất lạc. Sổ điện tử trên điện thoại, máy tính bảng thì tự ghi giờ, cho chụp ảnh, gửi ngay cho trưởng ca.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử (Điều 8); giá trị làm chứng cứ xét theo độ tin cậy của cách tạo, lưu, giữ toàn vẹn và xác định người tạo (Điều 11). Muốn dùng làm căn cứ, sổ giao ca trực bảo vệ dạng điện tử nên có tài khoản riêng từng người, lưu lịch sử sửa, không cho xóa dòng đã gửi.
Lưu sổ giao ca trực bảo vệ bao lâu
Sổ là tài liệu nội bộ nên thời hạn lưu do hai bên ghi trong hợp đồng. Mốc nên tham khảo là thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng: 03 năm kể từ ngày bên có quyền biết hoặc phải biết quyền lợi bị xâm phạm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015). Hủy sổ sớm hơn là tự bỏ một tài liệu đối chiếu.
Khi đổi công ty bảo vệ, toàn bộ sổ giao ca trực bảo vệ nên giao lại cho bên thuê bằng biên bản, ghi số cuốn và thời gian từng cuốn.
Dùng sổ giao ca trực bảo vệ khi có sự cố, mất tài sản
Khi mất tài sản, trưởng ca nên chụp ngay các trang sổ giao ca trực bảo vệ liên quan trước khi ai ghi thêm, rồi đối chiếu với camera, thẻ xe, sổ khách để biết món đồ ở đâu, lúc nào, ca nào trực.
Bồi thường giữa công ty bảo vệ và bên thuê tính theo hợp đồng và Bộ luật Dân sự 2015; Điều 517 buộc bên cung ứng dịch vụ bồi thường nếu làm mất, hư hỏng tài liệu, phương tiện được giao. Cột tài sản trong sổ giúp biết chìa khóa hay thẻ từ mất ở ca nào.
Với bãi xe, bên giữ xe phải bồi thường nếu làm mất, hư hỏng tài sản gửi giữ, trừ bất khả kháng (Điều 557). Luật sư Lưu Tấn Anh Toàn trên báo Dân trí (2/2026) cho rằng dù không có vé, nếu có bảo vệ trông xe, camera, thu tiền gửi xe thì vẫn được xem là đã hình thành thỏa thuận gửi giữ. Sổ ghi giờ xe vào là một tài liệu để đối chiếu; phần trách nhiệm của công ty bảo vệ xem ở bài dịch vụ bảo vệ bãi giữ xe.
Sáu việc trong một ca trực, từ nhận ca đến bàn giao, có ở bài nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ; mẫu nội quy tại chốt có ở bài nội quy bảo vệ công ty.
Câu hỏi thường gặp về sổ giao ca trực bảo vệ
Mẫu sổ giao ca trực bảo vệ có phải theo mẫu của Bộ Công an không?
Không. Mẫu ĐK14 của Bộ Công an là sổ quản lý của công ty dịch vụ bảo vệ (khoản 15 Điều 25 Nghị định 96/2016/NĐ-CP), ghi hợp đồng, mục tiêu, nhân viên, phương tiện. Sổ giao ca tại chốt do hai bên tự thống nhất.
Biên bản bàn giao ca trực bảo vệ khác sổ nhật ký ca trực bảo vệ thế nào?
Sổ nhật ký ghi liên tục mọi ca trong một cuốn đánh số trang. Biên bản là tờ rời cho một lần giao nhận, hợp khi đổi đội, đổi công ty bảo vệ hay giao tài sản giá trị. Cả hai cần chữ ký hai bên.
Bên thuê có được xem sổ giao ca trực bảo vệ không?
Nên ghi quyền này vào hợp đồng: ban quản lý được xem sổ bất cứ lúc nào, được chụp các trang liên quan khi có sự cố và ký xác nhận mỗi lần kiểm tra.
Thống nhất mẫu sổ ngay từ buổi khảo sát
Long Thiên Bảo nhận bảo vệ chung cư, tòa nhà, nhà máy, bãi giữ xe tại TP.HCM (kể cả Bình Dương cũ, Vũng Tàu cũ) và Cà Mau. Khi khảo sát miễn phí, bạn có thể đề nghị đưa mẫu sổ giao ca trực bảo vệ vào phụ lục hợp đồng. Gọi hotline 0986681018.
