Một chung cư có thang máy phải có đơn vị quản lý vận hành, và cư dân không được thuê riêng từng dịch vụ (Điều 149 Luật Nhà ở 2023). Bảo vệ nằm trong phần việc của đơn vị đó, nên khi thuê công ty bảo vệ, phương án bảo vệ tòa nhà chung cư được lập giữa hai bên và phải khớp với nội quy.
Tòa văn phòng có người ký đơn giản hơn nhưng người ra vào phức tạp hơn, vì mỗi công ty thuê có nhân viên và khách riêng. Phương án bảo vệ tòa nhà cho cả hai loại đi theo từng vùng, từ sảnh đến hầm xe, rồi đến thoát nạn và ca trực.
Căn cứ lập phương án bảo vệ tòa nhà: nội quy và hợp đồng quản lý vận hành
Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, theo bản hợp nhất 17/VBHN-BXD ngày 24/3/2026, yêu cầu mỗi chung cư thuộc phạm vi Quy chế có bản nội quy. Khoản 2 Điều 6 nêu nội dung nội quy, trong đó có quy định cho khách ra vào, về an ninh trật tự và phòng, chống cháy nổ.
Điểm b khoản 1 Điều 7 của Quy chế xếp dịch vụ bảo vệ vào quản lý vận hành; đơn vị quản lý vận hành được ký hợp đồng phụ với đơn vị cung cấp dịch vụ và giám sát đơn vị đó (khoản 2 Điều 43). Phương án bảo vệ tòa nhà chung cư vì vậy không đặt thêm quy định cho cư dân; nội quy do chủ đầu tư lập, hội nghị nhà chung cư xem xét sửa đổi (khoản 3, 4 Điều 6).
Tòa văn phòng không có quy chế riêng; căn cứ là nội quy của chủ tòa nhà và thỏa thuận với khách thuê. Vị trí trực thường gặp có ở các bài dịch vụ bảo vệ tòa nhà, dịch vụ bảo vệ chung cư và dịch vụ bảo vệ văn phòng.
Chia tòa nhà thành vùng trước khi đặt vị trí trực
Phương án bảo vệ tòa nhà chia mặt bằng thành vùng, mỗi vùng có người chịu trách nhiệm theo khung giờ. Ban đêm một người có thể trông nhiều vùng nếu phương án ghi rõ vùng nào do camera theo dõi khi người đó đi tuần.
Sảnh và quầy lễ tân
Ở tòa văn phòng, bảo vệ sảnh đối chiếu thẻ nhân viên và gọi lên công ty khách cần gặp; ở chung cư thì gọi lên căn hộ. Không giữ thẻ căn cước của khách để đổi thẻ ra vào: khoản 2 Điều 7 Luật Căn cước cấm giữ thẻ căn cước trái quy định của pháp luật. Ghi sổ khách và phát thẻ khách có số là đủ.
Thang máy và thẻ từ
Tòa nhà dùng thẻ từ chọn tầng thì phương án ghi ai cấp thẻ, ai khóa thẻ khi người dùng nghỉ việc hay chuyển đi. Thang chở hàng có khung giờ riêng cho chuyển đồ, thi công, kèm yêu cầu che chắn vách thang.
Khu kỹ thuật, sân thượng và cửa phụ
Phòng điện, phòng bơm, phòng máy thang máy và lối lên sân thượng nên khóa, chìa giao nhận qua sổ. Cửa phụ nào là lối thoát nạn thì chỉ kiểm soát theo cách không chặn đường ra, vì khoản 10 Điều 14 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 cấm cản trở lối thoát nạn.
Kiểm soát shipper, thợ thi công và người chuyển đồ
Phương án bảo vệ tòa nhà chọn một cách giao hàng theo nội quy: người nhận xuống sảnh lấy hàng, hoặc shipper đăng ký và lên tầng bằng thang được chỉ định. Bảo vệ nhận giữ hàng hộ thì phải có sổ ký nhận, vì nhận giữ là nhận trách nhiệm.
Đội thi công nội thất và thợ sửa chữa cần phiếu đăng ký đã được ban quản lý duyệt, ghi căn hộ hoặc văn phòng, số người, giờ làm và vật tư mang vào. Bảo vệ đối chiếu phiếu khi vào và khi ra.
Đồ mang ra khỏi tòa nhà được đối chiếu với giấy chuyển đồ đã duyệt. Bảo vệ không khám người, vì khoản 2 Điều 127 Luật Xử lý vi phạm hành chính chỉ trao quyền quyết định khám người theo thủ tục hành chính cho những người nêu tại khoản 1 Điều 123; xem quyền hạn của nhân viên bảo vệ.
Hầm xe và khu sạc xe điện trong phương án bảo vệ tòa nhà
Ở hầm xe, giữ xe đi cùng giữ lối thoát nạn. Điểm d khoản 1 Điều 24 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 yêu cầu nơi sạc xe động cơ điện trong nhà có giải pháp an toàn về phòng cháy; khu sạc tập trung trong nhà còn phải có giải pháp ngăn cháy và phương tiện chữa cháy phù hợp.
Phương án bảo vệ tòa nhà ghi việc kiểm tra mỗi ca: xe sạc đúng khu, không có dây kéo tạm, bình chữa cháy còn đúng chỗ, báo kỹ thuật ngay khi thấy mùi khét.
Khoản 10 và 11 Điều 14 của luật này cấm cản trở lối thoát nạn và cấm đặt vật cản làm cản trở xe chữa cháy, nên bảo vệ không để xe chắn cửa thoát nạn hay chỗ xe chữa cháy tiếp cận. Mất vé và trách nhiệm khi mất xe có ở bài dịch vụ bảo vệ bãi giữ xe.
Phần chữa cháy trong phương án bảo vệ tòa nhà
Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP xếp vào diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy: nhà chung cư (mục 1), trụ sở, nhà làm việc của doanh nghiệp từ 2 tầng hoặc từ 100 m² sàn (mục 16), nhà hỗn hợp cùng ngưỡng đó (mục 17). Phương án chữa cháy của cơ sở do người đứng đầu cơ sở tổ chức xây dựng, phê duyệt (khoản 1 Điều 15) và thực tập ít nhất một lần mỗi năm (điểm a khoản 1 Điều 16).
Cơ sở có từ 20 người thường xuyên làm việc phải lập đội phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ cơ sở (khoản 2 Điều 20); tòa nhà có nhiều công ty thuê thì các công ty đó phải cử người tham gia (điểm đ khoản 5 Điều 20). Phương án bảo vệ tòa nhà ghi danh sách những người này theo tầng và phần việc của bảo vệ:
- Xác nhận báo cháy, bấm chuông báo động nếu hệ thống chưa tự kêu, gọi 114.
- Báo trưởng ban quản lý và đội trưởng đội phòng cháy cơ sở.
- Mở và giữ thông cửa thoát nạn, hướng dẫn mọi người đi thang bộ.
- Giữ lối cho xe chữa cháy, đón xe, đưa sơ đồ tòa nhà cho người chỉ huy.
- Không cho người quay lại khu đang cháy; tập hợp người ở điểm tập kết.
Ca trực và tuần tra theo nhịp của tòa nhà
Tòa văn phòng thường đông giờ vào làm, giờ tan làm và vắng ban đêm, ngày nghỉ; ở chung cư, khách thăm và đơn giao hàng dồn về buổi tối, cuối tuần. Phương án bảo vệ tòa nhà đặt người theo nhịp đó: thêm người ở sảnh, cổng xe giờ cao điểm, ban đêm tuần tra theo tuyến có điểm ký sổ.
Tuyến tuần tra tầng trong phương án bảo vệ tòa nhà ghi rõ điểm phải xem: cửa thoát nạn, đèn hành lang, hộp kỹ thuật điện, cửa lên sân thượng. Mỗi lượt ghi vào sổ giao ca trực bảo vệ.
Long Thiên Bảo tính giá theo vị trí trực: 1 vị trí 24 giờ/ngày với 2 nhân viên luân ca là 22.000.000 đồng/tháng, 1 vị trí 12 giờ/ngày với 1 nhân viên là 10.500.000 đồng/tháng, chưa gồm VAT 8%. Bố trí khác liên hệ báo giá sau khảo sát; xem thêm giá thuê bảo vệ. Công ty có nhân viên bảo vệ nữ cho quầy sảnh cần tiếp khách.
Hồ sơ kèm phương án bảo vệ tòa nhà và người ký duyệt
Phương án bảo vệ tòa nhà nên kèm các phụ lục sau:
- Sơ đồ từng tầng và tầng hầm, đánh dấu vị trí trực, tuyến tuần tra, lối thoát nạn.
- Bản nội quy tòa nhà đang áp dụng.
- Phần việc của bảo vệ trích từ phương án chữa cháy của cơ sở.
- Danh bạ: ban quản lý, kỹ thuật trực, công an phường, đội phòng cháy cơ sở.
- Mẫu sổ khách, sổ giao ca, phiếu đăng ký thi công, giấy chuyển đồ.
- Danh sách thẻ từ, chìa khóa đang giao cho bảo vệ.
Ở chung cư, bên ký hợp đồng và phương án bảo vệ chung cư với công ty bảo vệ là đơn vị quản lý vận hành; ban quản trị nên nhận một bản vì có trách nhiệm phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư (điểm e khoản 1 Điều 148 Luật Nhà ở 2023). Ở tòa văn phòng, chủ tòa nhà hoặc ban quản lý ký. Trách nhiệm hai bên ghi trong hợp đồng thuê bảo vệ.
Mẫu khung 10 mục dùng chung cho mọi loại mục tiêu có ở bài phương án bảo vệ mục tiêu.
Câu hỏi thường gặp về phương án bảo vệ tòa nhà
Ai ký phương án bảo vệ tòa nhà chung cư?
Với chung cư có thang máy, bảo vệ thuộc phần quản lý vận hành, nên khi thuê công ty bảo vệ thì bên ký hợp đồng và phương án bảo vệ tòa nhà là đơn vị quản lý vận hành. Đơn vị này chịu trách nhiệm trước ban quản trị theo hợp đồng quản lý vận hành (khoản 2 Điều 149 Luật Nhà ở 2023).
Bảo vệ có được giữ căn cước của khách để đổi thẻ ra vào không?
Không. Khoản 2 Điều 7 Luật Căn cước cấm giữ thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước trái quy định của pháp luật. Tòa nhà ghi họ tên, số điện thoại, người cần gặp vào sổ khách, phát thẻ khách có số và thu lại khi khách ra.
Phương án bảo vệ tòa nhà văn phòng khác chung cư ở điểm nào?
Tòa văn phòng kiểm soát người theo công ty thuê và giờ làm việc; chung cư kiểm soát theo căn hộ và có người ở suốt ngày đêm. Người ký cũng khác: chủ tòa nhà hoặc ban quản lý ở văn phòng, đơn vị quản lý vận hành ở chung cư có thang máy. Phần phòng cháy giống nhau, vì cả hai thuộc Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
Bao lâu nên cập nhật phương án bảo vệ tòa nhà?
Khi đổi nội quy, có khách thuê lớn chuyển vào, đổi hệ thống thẻ từ, mở khu sạc xe điện hoặc sau một sự cố. Không có thay đổi thì rà lại phương án bảo vệ tòa nhà cùng dịp thực tập phương án chữa cháy hằng năm, để hai văn bản không vênh nhau.
Cần lập phương án bảo vệ tòa nhà cho chung cư hoặc tòa văn phòng, hay rà lại phương án đang dùng? Gọi Long Thiên Bảo qua hotline/Zalo 0986 681 018 để hẹn khảo sát tại tòa nhà.
